Județul Brașov a fost printre primele care au înțeles importanța digitalizării. Noile tehnologii permit astăzi funcționarilor să răspundă solicitărilor rapid, uneori chiar de pe telefonul mobil dacă este nevoie. Fluxul de cereri este monitorizat pe toată scara ierarhică, iar cetățenii pot discuta direct cu funcționarul care le gestionează solicitarea, printr-un sistem tip „messenger.”
Gabriel Al Baba și George Anghel sunt coordonatorii proiectului Conectx, soluția tehnologică prin care Brașovul a trecut în online. Cei doi prezintă cum a fost posibilă această transformare și care sunt efectele concrete, resimțite atât de cetățeni cât și de funcționari.
„Am creat platforma ConectX pornind chiar de la nevoile administrației publice,” spune George Anghel, care timp de zece ani a coordonat proiectul Ghiseul.ro. „Am petrecut mult timp studiind aceste nevoi, le înțelegem foarte bine. Toată arhitectura platformei ConectX a fost creată în dialog cu cei din administrație. Am integrat în sistemul nostru toate procesele, toate task-urile care pot apărea într-o instituție. De aceea, la final, sistemul este extrem de ușor de implementat și mai ușor de folosit de utilizatori,” explică acesta.
Județul Brașov, printre primele digitalizate
„Județul Brașov a fost unul dintre pionierii digitalizării, au înțeles că trecerea în online constituie un accelerator de dezvoltare pentru ei. Am implementat platforma Conectx încă din 2020 la nivelul Consiliului Județean, proiect finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2013-2020. Consiliul Județean și-a asumat demersul, a fost deschizătorul de drumuri dacă vreți. Ei au organizat procedurile de achiziție pentru toate instituțiile. La final, sunt integrate în platformă, Consiliul Județean și toate subordonatele și 5 spitale județene, trei municipii (Brașov, Codlea și Săcele). În total, am creat peste 400 de spații virtuale care deservesc fiecare instituție din județ,” afirmă Gabriel Al Baba.
„Conceptul folosit la Brașov a fost unul de digitalizare circulară, în cercuri concentrice pornind de la Consiliul Județean. Trebuie spus că în astfel de proiecte asumarea leadership-ului procesului de transformare digitală este foarte importantă, iar în acest caz Consiliul Județean a fost să spunem așa, ”deschizătorul de drumuri,” a precizat George Anghel.
Cum funcționează platforma
Platforma ConectX a fost asemănat cu un Facebook al administrației, pentru că funcționarul deschide portalul când ajunge la birou și îl închide doar atunci când termină programul. Practic, toate task-urile administrative sunt rezolvate direct în această platformă. Cetățeanul transmite cererea cu documentele de susținere în format digital, funcționarul o primește, examinează documentația tot în format digital și o soluționează. Tot lanțul administrativ devine digitalizat.
„Nu mai putem vorbi de hârtii pierdute, funcționari care sunt în concediu și lasă lucrări nefinalizate și întârzieri pentru cetățeni. Totul funcționează cursiv, simplu, transparent. Toate procesele deschise pot fi vizualizate de întreg lanțul ierarhic, astfel încât factorii de decizie pot monitoriza performanța angajaților în timp real. În practică, digitalizarea înseamnă că timpii de răspuns la solicitări se scurtează și viața funcționarilor devine mai ușoară. Un singur click înlocuiește imprimanta, dosarele, ștampilele, plicurile, căratul documentelor prin instituție și așteptatul după obținerea semnăturilor” arată Gabriel Al Baba.
De la 2300 la 40 de baxuri de hârtie
Digitalizarea a dus la dispariția hârtiei din administrația brașoveană. Conform statisticilor realizate chiar de compartimentul de contabilitate de la Consiliul Județean, achiziția de consumabile a scăzut dramatic de la momentul implementării platformei ConectX până astăzi. Astfel, dacă în 2020, instituția achiziționa 2307 baxuri de hârtie, respectiv peste 5.700.000 de hartii, numărul acestora a scăzut la 214 în 2022, iar în 2023 este de numai 40.
Gabriel Al Baba arată că volumul de hârtie consumată reprezintă un indicator concret al progresului realizat în sfera digitalizării. „Rezultatele de la Brașov nu sunt singulare, aceeași dinamică o vedem peste tot în țară unde implementăm platforma ConectX. Scăderea consumului de hârtie și de consumabile se reflectă în economii imediate pentru instituție, iar acest fapt demonstrează că funcționarul se deprinde cu ușurință să folosească noul instrument și nu mai simte nevoia să listeze documentele, ceea ce este un mare pas înainte.”
Soluția de digitalizare oferită de ConectX a fost deja adoptată de peste 92 de instituții din România. Aceasta este folosită la nivelul unor județe precum Argeș, Vaslui, Tulcea sau Brașov, dar și în Municipiul București. Proiectul este unul 100% privat, fiind rezultatul muncii de ani de zile a echipei de specialiști ConectX care și-a propus să accelereze digitalizarea administrației din România.
